Todos hemos usado servicios en Internet con los que nos podemos comunicar de forma gratuita con cualquier persona en el mundo ya sea hablando, enviando mensajes o haciendo video llamadas. Pero uno se pregunta ¿Cómo es que algo con tantas ventajas puede resultar gratis o, en su defecto, al costo de lo que vale nuestro Internet?

Es precisamente Internet lo que ha permitido el crecimiento de estos servicios y, así como ellos, la telefonía IP saca provecho de Internet para facilitar la comunicación en las empresas y reducir costos. Hoy conoceremos qué es, cómo funciona y si realmente te conviene en tu empresa

¿Qué es la telefonía IP?

Antes de definir qué es, es importante saber que en la telefonía tradicional, la voz se mueve de forma análoga a través de una Red Telefónica Pública Conmutada, o PSTN.

La telefonía IP, en cambio, es una tecnología que utiliza el Protocolo IP (que es el “lenguaje” con el que se comunican los dispositivos en Internet) para transmitir los datos que viajan en forma de paquetes digitales. En ella, la voz y otro tipo de datos no utilizan la red PSTN, sino el mismo Internet.

… y ¿cómo funciona?

Existen formas diferentes de configurar un sistema de telefonía IP. Los hay aquellos en los que es necesario un PBX físico, routers, switches y hasta teléfonos IP, sin embargo, un nuevo paradigma que facilita la instalación se está imponiendo y requiere menos recursos físicos: los PXB en la nube (o Cloud PBX).

Los PBX físicos son aquellos sistemas de conexión telefónica que nos permitían establecer mensajes programados, contestadoras automáticas y llamadas utilizando grandes servidores. Los PBX en la nube, por su parte, son sistemas enteramente en Internet que permiten ejecutar todas estas funciones de un PBX tradicional sin necesidad de que instales servidores o inviertas grandes sumas de dinero.

Los PBX en la nube son ideales para la telefonía IP y cuenta con ventajas fundamentales, entre las que se encuentran:

  • Ejecutar muchas más llamadas, pues no necesita de líneas adicionales.
  • Evitar complicadas configuraciones de cableado y de servidores, pues todo es online.
  • Reconfigurar el sistema desde cualquier computador con un software o aplicación de gestión en el momento que lo necesites.
  • No estar atado a un lugar geográfico específico para utilizarlo.

El Cloud PBX funciona por medio de un software o aplicación web al que se le asignarán las funciones a ejecutar, y con el cual podrás gestionarlo, hacerle mantenimiento y actualizarlo.

Un PBX en la nube también permite prescindir de dispositivos como switches e incluso de teléfonos IP, pues al centralizar las comunicaciones por medio de un software o aplicación cliente, los operadores de soporte pueden conectar auriculares USB con micrófono y hacer la marcación desde el navegador web o el programa de contactos, e incluso usarlo desde su teléfono celular.

El aplicativo también te da acceso a un historial de llamadas, fichas automáticas con la información de contactos y tienes la posibilidad de respaldar tu información y configuración para el momento que lo necesites.

En el caso que tengas en tu inventario teléfonos IP, puedes también usarlos. La gran diferencia de estos con respecto a los teléfonos tradicionales es que utilizan un cable de red (RJ45) en lugar del cable regular (RJ11). Actualmente, los teléfonos IP incorporan dos conectores: uno para conectarlo a Internet y otro para conectarse directamente a un PC, así no se ocupan dos puntos de red.

Entonces, ¿le conviene a mi empresa la telefonía IP?

La respuesta es un rotundo POR SUPUESTO! La gran ventaja de la telefonía IP es el ahorro de costos, pero no es la única. Existe la creencia de que en la telefonía IP todas las comunicaciones son gratuitas, pero esto no es del todo cierto: si necesitas comunicarte con clientes o personas externas a tu empresa, aplicarán tarifas regulares de telefonía.

Pero lo que sí es cierto es que hay una reducción considerable en los costos pues la comunicación interna no te costará ni un centavo más de lo que pagas por tu internet.

Con un sistema de telefonía IP en diferentes sedes de tu empresa no tendrás cargos adicionales, ni siquiera por servicios como transferencias o identificador de llamadas, y aunque tus oficinas estén en continentes diferentes, puedes hablar ilimitadamente.

Gracias a las posibilidades de la tecnología VoIP (Voz sobre IP), se puede:

  • Realizar llamadas con un número único
  • Programar saludos o respuestas automáticas
  • Grabar llamadas
  • Ajustar horarios de atención
  • Recibir faxes por email
  • Crear buzones de voz
  • Crear IVRs (Respuesta de voz interactiva) o menús interactivos.

La telefonía IP también tiende a mejorar la comunicación dentro de la empresa. Puedes saber si una persona está en su puesto de trabajo, si puede ser localizada en su celular o si está ocupada; puedes realizar videollamadas, videoconferencias, enviar mensajes, además de sufrir menos interferencias, traduciéndose en mayor calidad.

El teletrabajo también se facilita pues solo basta que el empleado tenga el software o aplicación en su PC y se convertirá en una extensión de la empresa, sin costo y fácilmente localizable.

La telefonía IP tampoco está exenta de problemas. Es necesario disponer de buen ancho de banda pues todas las comunicaciones fluirán por la red local e internet, y existe la posibilidad de latencia o retrasos. No obstante, en un sistema de telefonía IP bien configurado estos problemas se reducen a su mínima expresión.

En cuanto a los recursos físicos, puedes utilizar los que ya tienes disponibles. No necesitas de una marca específica de teléfonos o dispositivos, y no necesitas instalar servidores ni PBX físicos, sin renunciar por ello a la escalabilidad.

Son más las ventajas que los problemas, y es una inversión realmente rentable. Ahora que conoces más sobre la telefonía IP, ¿te gustaría implementarla en tu empresa? Escríbenos y podemos encargarnos de todo el proceso!